Datenschutzerklärung

HCIA – Human Capital Intelligence Agent Website: hcia.ai Zuletzt aktualisiert: 31. Mai 2026

1. Wer wir sind

HCIA – Human Capital Intelligence Agent (nachfolgend „wir“, „uns“ oder „unser“) betreibt hcia.ai, eine Plattform, die Personalvermittler und Kandidaten mithilfe KI-gestützter Einstellungstools verbindet.

Verantwortlicher: HCIA – Human Capital Intelligence Agent Ajman Free Zone, unter Eliqua F.Z.E, Lizenznummer 19584, Adresse B.C. 1303067, Ajman Kontaktieren Sie unser Rechtsteam

Datenschutzbeauftragter (DSB): [Falls zutreffend: Name und Kontaktdaten Ihres DSB. Falls nicht erforderlich, angeben: „Wir haben unsere Verarbeitungstätigkeiten geprüft und festgestellt, dass die formelle Bestellung eines Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO derzeit nicht erforderlich ist. Für alle datenschutzrechtlichen Anfragen nutzen Sie bitte unser Rechtskontaktformular.“]

2. Welche Informationen wir sammeln

Von Ihnen bereitgestellte Informationen

Für Personalvermittler:

Vollständiger Name und E-Mail-Adresse
Firmenname und Anzahl der Mitarbeiter
Kontodaten und Profilinformationen
Nachrichten und Mitteilungen an uns

Für Kandidaten:

Vollständiger Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
Lebenslauf
Antworten auf Fragebögen des Personalvermittlers, die aktuelles Gehalt, Wunschgehalt, Berufserfahrung, Qualifikationen oder andere vom Personalvermittler gestellte Fragen enthalten können
Nachrichten und Mitteilungen an uns

Hinweis zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten: Einige von Kandidaten bereitgestellte Informationen – z. B. in einem Lebenslauf oder Fragebogen – können besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO darstellen (z. B. Gesundheitsdaten, Behinderung oder andere sensible Merkmale). Wir verarbeiten solche Daten nur, wenn dies unbedingt erforderlich ist und im Einklang mit dem geltenden Recht. Wir empfehlen Personalvermittlern, die Fragen in Fragebögen auf das gesetzlich Notwendige und für die Stelle Angemessene zu beschränken.

Automatisch erfasste Informationen

Wenn Sie unsere Plattform nutzen, erfassen wir automatisch:

IP-Adresse
Browsertyp und -version
Gerätekennungen
Besuchte Seiten, Verweildauer und verweisende URLs
Cookies und ähnliche Tracking-Technologien (siehe Abschnitt 8)

Von Dritten erhaltene Informationen

Wir können personenbezogene Daten über Sie von Dritten erhalten, darunter:

Social-Media-Login-Anbieter (z. B. LinkedIn, Google) – wenn Sie sich über einen Drittanbieter anmelden
Analyseanbieter – aggregierte oder pseudonyme Nutzungsdaten
Zahlungsabwickler – Transaktionsbestätigungsdaten

Wenn wir Daten über Sie von einem Dritten erhalten, informieren wir Sie über die Quelle und darüber, ob diese Quelle öffentlich zugänglich ist, soweit gesetzlich vorgeschrieben.

3. Wie wir Ihre Informationen verwenden

Wir verwenden die von uns gesammelten Informationen für folgende Zwecke:

Zweck	Rechtsgrundlage
Erstellung und Verwaltung Ihres Kontos; Zuordnung von Kandidaten zu Anforderungen des Personalvermittlers	Vertragserfüllung (Art. 6(1)(b))
Abwicklung von Zahlungen für Abonnements von Personalvermittlern	Vertragserfüllung (Art. 6(1)(b))
Beantwortung von Supportanfragen und Anfragen	Vertragserfüllung / Berechtigte Interessen
Senden wesentlicher Service-Benachrichtigungen (z. B. Kontobänderungen, Sicherheitswarnungen)	Vertragserfüllung (Art. 6(1)(b))
Senden von Marketingmitteilungen und Produktupdates	Einwilligung (Art. 6(1)(a))
Sicherheitsüberwachung, Betrugsprävention und Plattformintegrität	Berechtigte Interessen (Art. 6(1)(f))
Analyse und Plattformverbesserung	Berechtigte Interessen (Art. 6(1)(f))
Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen	Rechtliche Verpflichtung (Art. 6(1)(c))

4. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Wir stützen uns auf folgende Rechtsgrundlagen gemäß DSGVO:

Vertragserfüllung (Art. 6(1)(b))

Verarbeitung, die zur Erbringung der von Ihnen angeforderten Dienste erforderlich ist – einschließlich der Verwaltung von Account der Personalvermittler und Kandidaten, der Erleichterung von Einstellungsabläufen und der Verwaltung von Abonnements.

Berechtigte Interessen (Art. 6(1)(f))

Wir verarbeiten bestimmte Daten basierend auf unseren berechtigten Interessen, darunter:

Plattformsicherheit und Betrugsprävention – Schutz der Benutzer und der Plattform vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch
Analyse und Diensteverbesserung – Verständnis der Plattformnutzung zur Verbesserung
Direktmarketing an bestehende Benutzer – wenn eine bestehende Beziehung besteht und Sie nicht widersprochen haben

Wir haben diese Interessen geprüft und festgestellt, dass sie Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen. Sie haben das Recht, der Verarbeitung auf der Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (siehe Abschnitt 7).

Einwilligung (Art. 6(1)(a))

Wenn wir uns auf Ihre Einwilligung stützen – z. B. für optionale Cookies oder E-Mail-Marketing – können Sie diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf.

Rechtliche Verpflichtung (Art. 6(1)(c))

Wenn wir zur Verarbeitung personenbezogener Daten verpflichtet sind, um geltendem Recht nachzukommen oder auf rechtmäßige Anfragen von Behörden zu reagieren.

5. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

HCIA verwendet KI-gestützte Tools, um Personalvermittler bei der Identifizierung und Bewertung von Kandidaten auf der Grundlage ihrer beruflichen Eignung zu unterstützen.

Wie wir Ihre Privatsphäre bei der KI-Verarbeitung schützen

Bevor ein Lebenslauf oder eine Fragebogenantwort an unsere KI-Modelle übermittelt wird, werden alle direkt identifizierenden personenbezogenen Informationen entfernt. Dies umfasst unter anderem:

Vollständiger Name
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Privatanschrift
Alle anderen direkt identifizierenden Details

Nur berufs- und qualifikationsbezogene Inhalte – wie Berufserfahrung, Qualifikationen und rollenrelevante Antworten – werden von der KI verarbeitet. Das bedeutet, dass unsere KI Kandidaten nach Leistung beurteilt, nicht nach Identität, und Ihre personenbezogenen Daten werden niemals der KI-Schicht ausgesetzt.

Was das für Sie bedeutet

Die KI kann Eignungsbewertungen oder Rangfolgen auf der Grundlage der anonymisierten Inhalte Ihres Lebenslaufs und Ihrer Fragebogenantworten erstellen. Sofern diese Verarbeitung einen erheblichen Einfluss darauf hat, ob Ihr Profil einem Personalvermittler angezeigt wird, haben Sie gemäß Art. 22 DSGVO das Recht:

Eine menschliche Überprüfung der automatisierten Bewertung zu beantragen
Ihren Standpunkt darzulegen
Das Ergebnis anzufechten

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns über unser Rechtskontaktformular.

Wir treffen keine vollständig automatisierten endgültigen Einstellungsentscheidungen. Alle von der KI generierten Ergebnisse werden vom Personalvermittler überprüft, bevor eine Einstellungsentscheidung getroffen wird.

6. Weitergabe Ihrer Informationen

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht.

Wir können Ihre Informationen weitergeben an:

Dienstleister – Dritte, die uns bei Hosting, Infrastruktur, Zahlungsabwicklung und Analyse unterstützen und als Auftragsverarbeiter auf der Grundlage schriftlicher Vereinbarungen handeln
Personalvermittler – Kandidatendaten werden als Teil des Kerndienstes an den/die jeweiligen Personalvermittler auf der Plattform weitergegeben
Rechts- und Aufsichtsbehörden – wenn dies nach geltendem Recht, Gerichtsbeschluss oder behördlicher Anfrage erforderlich ist

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Werbenetzwerke oder nicht verbundene Drittgeschäftspartner weiter.

7. Datenaufbewahrung

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie Ihr Konto aktiv ist, und danach für die folgenden Zeiträume, oder soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, zur Beilegung von Streitigkeiten oder zur Durchsetzung von Vereinbarungen erforderlich ist:

Datentyp	Aufbewahrungsfrist
Aktive Kontodaten (Personalvermittler und Kandidaten)	Dauer des Kontos + 24 Monate nach Schließung
Lebensläufe und Fragebogenantworten	Dauer der Vermittlerbeziehung + 12 Monate
Transaktions-/Abrechnungsdaten	7 Jahre (gesetzliche/steuerliche Anforderungen)
Support-Kommunikation	3 Jahre
Analyse- und Protokolldaten	12 Monate

Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten beantragen (siehe Abschnitt 8). Wenn eine Löschung beantragt wird, kommen wir dem nach, es sei denn, die Aufbewahrung ist gesetzlich vorgeschrieben.

8. Ihre Rechte

Je nach Ihrem Standort – insbesondere wenn Sie sich im EWR, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz befinden – haben Sie die folgenden Rechte:

Recht	Beschreibung
Auskunft	Eine Kopie der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten anfordern
Berichtigung	Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen
Löschung	Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden“)
Einschränkung	Verlangen, dass wir die Verarbeitung unter bestimmten Umständen einschränken
Datenübertragbarkeit	Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten
Widerspruch gegen die Verarbeitung	Widerspruch gegen die Verarbeitung auf der Grundlage berechtigter Interessen oder für Direktmarketingzwecke einlegen
Widerspruch gegen Direktmarketing	Sie haben das besondere Recht, jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten für Direktmarketingzwecke, einschließlich Profiling zu diesem Zweck, zu widersprechen. Wir werden auf Antrag sofort damit aufhören.
Einwilligung widerrufen	Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung zu berühren
Automatisierte Entscheidungsfindung	Menschliche Überprüfung automatisierter Entscheidungen beantragen (siehe Abschnitt 5)
Beschwerde einreichen	Beschwerde bei Ihrer örtlichen Datenschutzbehörde einreichen

Pflicht zur Bereitstellung von Daten: Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist für die Nutzung der Dienste von HCIA erforderlich. Für Kandidaten umfasst dies grundlegende Kontaktdaten und einen Lebenslauf. Für Personalvermittler umfasst dies Name, Unternehmen und Kontaktdaten. Wenn Sie sich entscheiden, keine erforderlichen Daten bereitzustellen, können wir den entsprechenden Dienst möglicherweise nicht erbringen.

Um Ihre Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns über unser Rechtskontaktformular. Wir werden innerhalb von 30 Tagen antworten (die Frist kann bei komplexen Anträgen um weitere 60 Tage verlängert werden, mit entsprechender Benachrichtigung).

Nutzer im EU/EWR können auch Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde ihres Wohnsitzstaates einlegen. Eine Liste der EU-Datenschutzbehörden finden Sie unter: https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en

9. Cookies

Wir verwenden die folgenden Arten von Cookies:

Typ	Zweck
Essenziell	Erforderlich für die Funktion der Plattform (können nicht deaktiviert werden)
Funktional	Speichern Ihre Präferenzen und personalisieren Ihr Erlebnis
Analyse	Helfen uns zu verstehen, wie die Plattform genutzt wird (z. B. Google Analytics)

Wir holen Ihre Einwilligung ein, bevor wir nicht-essenzielle Cookies setzen. Sie können Ihre Präferenzen jederzeit verwalten oder widerrufen über:

Unser Cookie-Consent-Banner
Ihre Browsereinstellungen

Ausführliche Informationen zu den von uns verwendeten Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

10. Datensicherheit

Wir implementieren geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, darunter:

Verschlüsselung der Daten während der Übertragung (TLS/HTTPS)
Zugriffskontrollen und Authentifizierungsanforderungen
Regelmäßige Sicherheitsbewertungen

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die voraussichtlich ein Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten zur Folge hat, werden wir die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden benachrichtigen und, falls erforderlich, die betroffenen Personen unverzüglich informieren.

Allerdings ist keine Übertragungsmethode über das Internet zu 100 % sicher. Obwohl wir uns bemühen, Ihre Daten zu schützen, können wir keine absolute Sicherheit garantieren.

11. Datenschutz für Kinder

Unsere Plattform richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen. Wenn wir feststellen, dass wir Daten von einem Kind unter 16 Jahren ohne entsprechende Einwilligung erhoben haben, werden wir diese umgehend löschen.

Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt hat, kontaktieren Sie uns bitte über unser Rechtskontaktformular.

12. Internationale Datenübermittlungen

HCIA wird aus den Vereinigten Arabischen Emiraten (VAE) betrieben. Unsere Plattform ist weltweit zugänglich, einschließlich für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), Vereinigten Königreich und der Schweiz.

Wenn Ihre personenbezogenen Daten außerhalb des EWR oder des Vereinigten Königreichs in ein Land übermittelt werden, das nicht über einen Angemessenheitsbeschluss verfügt, stützen wir uns auf geeignete Garantien zum Schutz Ihrer Daten, darunter:

Standardvertragsklauseln (SCCs) , die von der Europäischen Kommission genehmigt wurden
UK International Data Transfer Agreements (IDTAs) , sofern anwendbar

Sie können eine Kopie der relevanten Garantien über unser Rechtskontaktformular anfordern.

13. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wenn wir dies tun, werden wir:

Die aktualisierte Richtlinie auf dieser Seite veröffentlichen
Das Datum „Zuletzt aktualisiert“ oben in diesem Dokument aktualisieren
Sie über wesentliche Änderungen per E-Mail oder durch einen auffälligen Hinweis auf der Plattform benachrichtigen

Wir empfehlen Ihnen, diese Richtlinie regelmäßig zu überprüfen.

Bei Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie nutzen Sie bitte unser Rechtskontaktformular.