Umgang mit Datenschutzanfragen von Kandidaten unter der DSGVO

Verständnis der Betroffenenrechte nach der DSGVO

Kandidaten haben mehrere Rechte nach der DSGVO in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten. Dazu gehören das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch. Als Arbeitgeber müssen Sie Prozesse einrichten, um diese Anfragen zeitnah zu erfüllen.

Aufbau eines Prozesses zur Bearbeitung von Anfragen

Schritt 1: Anfrage empfangen und verifizieren

Nach Erhalt einer Betroffenenanfrage bestätigen Sie die Identität des Antragstellers, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden. Sie können bei Bedarf zusätzliche Informationen anfordern.

Schritt 2: Innerhalb der gesetzlichen Frist antworten

Die DSGVO verlangt eine Antwort innerhalb eines Monats. Bei komplexen Anfragen können Sie diese Frist um zwei Monate verlängern, müssen den Antragsteller jedoch informieren.

Schritt 3: Alles dokumentieren

Führen Sie Aufzeichnungen über jede Anfrage, Ihre Antwort und alle ergriffenen Maßnahmen. Dies hilft, die Einhaltung bei Prüfungen nachzuweisen.

Einzelne Rechte im Detail

• Auskunftsrecht: Stellen Sie eine Kopie der Daten des Kandidaten sowie Informationen über Verarbeitungszwecke, Kategorien, Empfänger, Speicherfristen usw. bereit.
• Berichtigungsrecht: Korrigieren Sie unrichtige oder unvollständige Daten.
• Löschungsrecht: Löschen Sie Daten, wenn sie nicht mehr erforderlich sind, die Einwilligung widerrufen wurde oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Stellen Sie Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format (z. B. CSV) bereit.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Schränken Sie die Verarbeitung vorübergehend ein, wenn die Richtigkeit bestritten oder die Rechtmäßigkeit in Frage gestellt wird.
• Widerspruchsrecht: Ermöglichen Sie Kandidaten, der Verarbeitung, einschließlich automatisierten Entscheidungsfindungen, zu widersprechen.

Umgang mit KI-Videointerviews

Wenn Sie KI-Videointerviews einsetzen, stellen Sie sicher, dass Kandidaten über die automatisierte Analyse und ihr Recht auf menschliches Eingreifen informiert werden. Holen Sie eine ausdrückliche Einwilligung für Videoaufzeichnung und -analyse ein und legen Sie klare Aufbewahrungsrichtlinien fest.

Best Practices für die Einhaltung

• Entwickeln Sie eine Standardarbeitsanweisung für Betroffenenanfragen.
• Schulen Sie Ihre HR- und Rekrutierungsteams zu DSGVO-Pflichten.
• Integrieren Sie die Anfrageverwaltung in Ihr ATS oder Ihre HR-Plattform.
• Verwenden Sie ein Datenschutzmanagement-Tool, um Arbeitsabläufe zu automatisieren und Fristen zu verfolgen.

Fazit

Der Umgang mit Datenschutzanfragen von Kandidaten ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung; er schafft Vertrauen und stärkt Ihre Arbeitgebermarke. Durch eine rechtzeitige Vorbereitung können Sie Anfragen effizient verwalten und compliant bleiben.